4つの時間割で仕事を支配する

時間割というとどんなイメージが浮かびますか?
僕は、学校の時間割をまず思い出しました。
次に、起床から就寝までの時間帯別の行動です。

これから紹介するのは、『暮らしの手帳』の松浦弥太郎編集長の時間割についての考え方です。

学校などの授業の時間割とビジネス(仕事)では、学習科目のように
はっきりと区切ることができないので、思うように時間の管理ができません。
毎日の仕事ではどうしても自分中心に動かすことは難しい。

仕事において、冒頭のような時間割の概念を持つことは至難の業です。

ところがうまい方法があったものです。
松浦編集長の考え方です。(『考え方のコツ』松浦弥太郎著 朝日文庫 )

時間割に4つの時間軸を持つ

4つの時間軸の考え方は次のとおりです。

1.今日すべきことを決めた TODAY
2.一週間にすべきことを決めた WEEKLY
3.一カ月ですべきことを決めた MONTHLY
4.三カ月ごとにやるべきことを決めた SEASON

プラスアルファで、
一年に何をやるかという YEAR 。

作り方は「やりたいこと」、「すべきこと」すべてのリストをつくり、
上記の4つに割り振っていくだけです。

下図のようなイメージですね。

pbm_ie_2

後は常日頃眺めては更新していことになります。

松浦氏は、この4つを名刺サイズの白紙カードに書いて、利用しているそうです。
このカードを「情報カード」という。

サイズが名刺大ということは、ちょうどいいのかもしれません。
いちいち手帳を出さずに、持ち運びもポケットの中で済み、取り出して見やすい。
情報量も適度ということでしょう。

それぞれの特徴を列記しておきます。

TODAY :仕事をしながら考えるリスト。リスト主に実務作業なので、毎朝目を通し、書く。
つまり、毎朝更新して、ぐちゃぐちゃになったら書き直す。
ポイントは、時間配分で、30分、あるいは1時間、2時間でやるといった具合で取り組む。
何時までにとか。

WEEKLY :今週きちんとできているかのチェックリストに近い。
何曜日までにやるなどを明確にする。

MONTHLY :ほとんどプルジェクトリスト。

SEASON :プランニングリストに近い。

■情報カード活用ポイント

・手で書くことで、意識にインプット
・変わるので、そのたびに何度も書き直す
・カードが見にくくなったら新しいカードに書き写す
・先のことがイメージできる
・頭の中が整理される
・自分が今どのあたりを歩いているのかわかってくる

松浦氏は次のように語っています。

今日の仕事を知り、一週間、三カ月単位で管理していれば、自分が仕事を支配できます

松浦氏の基本的な一日

松浦氏の通常の一日を知りたいですね。
参考にしましょう。
本書から抜粋すると次のようになります。

朝食後に、1時間くらいの思考の時間。
7:00 出社、ウォーミングアップ
7:30 ~ 8:00 メールチェック、返信
9:00 ~ 12:00 実務作業
(最初に手を付けるのは簡単なリスト項目)
(段々と難易度の高い仕事に着手)
(1時間ごとに、数分でも休む)
13:00  昼食(1時間ずらす)
14:00 ~ 16:00 打ち合わせ、面会
16:00 ~ 16:30 メールチェック(1日に2回だけ)
16:30 ~ 17:30 外出の時間(あるいは予備時間)

主に、「9:00 ~ 12:00 実務作業」で、TODAY カードを使っているわけです。

情報カードのポジション

4つの情報カードを何らかの軸に位置付けてみましょう。

縦軸に重要度、横軸に緊急度としてみましょう。
おおむね下図のようになると思います。

pbm_ie_1

■ 重要度が高く、緊急度も高い領域には、
「TODAY」、「WEEKLY」が位置づけられるでしょう。

■ 重要度が低く、緊急度が高い領域には、
「MONTHLY」。

■ 重要度が高く、緊急度は低い領域には、
「SEASON」、「YEAR」。
よく未来の資産を築く領域とも言われますね。
上記の3つの領域は、分断されているわけではなく、
つながりがあり、未来の原因づくりになっていきますね。

行動の背景には価値観がある

また、これらの情報カードのバックグランドには、
あなた自身の仕事や人生に対する価値観があります。

松浦氏でいえば、「正直」「親切」「笑顔」という価値観です。
この3つの価値観で、ご自身のメッセージを発信し、
人や仕事に取り組んでいくという姿勢です。

このような価値観は「TODAY」、「WEEKLY」、「MONTHLY」、「SEASON」、「YEAR」に対して、どのような所作、振る舞いになるか投影されていくわけです。

もし、重要度も緊急度も低い領域のリスト項目があるとすれば、
それはほとんど意味のないものでしょう。

パーソナルビジネスモデルをブラッシュアップ

こうして見てくると、シンプルな情報カードの活用は、
私達の全体を見通していくコンパクトな武器にもなってきます。

あなたのパーソナルビジネスモデルを構築し、機能させていく上で、
日々の目標達成、アクションのフィードバックに使えるツールと言えます。

僕の価値観は、「晴朗」「誠実」「冒険心」です。
あなたは?

このようなツールが自分にフィットしているならば、
迷わず採用して、使ってみて、
自分の価値観をパーソナルビジネスモデル・キャンバスに描き込んでください。

一味違ったキャンバスを描くことができるでしょう。

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