タイムマネジメントの具体的な方法

効果的なタイムマネジメントを実現するために、僕の行っていることを具体的に紹介いたします。ただしタイムマネジメントの本質的なことについては別の記事で確認していきたいと思っています

この方法は『7つの習慣』と『フランクリンプランナー 手帳 オーガナイザー(B6)』(フランクリンプランナー社)を参考にしています。

なお、現在僕の使用している手帳は、『Discover Day To Day Diary (A5 size)』(ディスカヴァー・トゥエンティワン社)です。
記事に出てくる「週間スケジュール表」などは『7つの習慣』『フランクリンプランナー』に掲載されているものを自分なりに加工し、Excelで作成し、使用しています。僕の作成したものを使いたいと思う方は、「お問合せ」ページからその旨をご連絡ください。記事で紹介しているものを全てメール添付で差し上げます。

僕のやっている内容は以下のとおりです。

1.ボックスタイプ月間スケジュール表(カレンダー)には決定したことを記入する。
<カレンダータイプのスケジュールの図>

2.併せて、日別のページに同様に記入する。
<日別タイプのページの図>

決定したこととは、時間固定のスケジュールなどです。
たとえば、各種会議、相手との面談、観劇や映画鑑賞、家族との約束など。

今後のやるべきことなどは、タスクリストにするわけですが、単なるタスクの表を作成しないことです。
おすすめは、月間タスクリストをまずは作成します。月間タスクリストは柔軟に考えて、どんどん加えていくことに制限をしないことです。

タスクリストには必ず優先順位と期限があります。また、進捗を明確しなければなりません。この辺については別の記事で考え方などを紹介いたします。

<月間タスクリストの図>

3.次に、週間スケジュール表を用意して、時間固定の予定を記入し、この一週間のタスクを各日にちに振り分けていきます。詳細なタスクや、週間スケジュール表の下段に書ききれないタスクは、日別のページに書き入れていきます。

<週間スケジュール表の図>

一つ大切なことは、仕事人生についてバランスをとって、自分にとってとても重要なタスクにも焦点を当てることです。
図にあるように7つの習慣では、左側に今週の「刃を研ぐ」「役割と目標」欄があります。この2つを毎週意識して、スケジューリングしていきます。

<週間スケジュール表の左側の図(一部)>

すると、自分の進んでいる方向と今自分はどういう状態なのか、理解できるようになります。最初のうちは、面倒くさいかもしれませんが、継続していくと晴れ晴れとした気分になってきます。後顧に憂いなく、前に進めます。

どうしてもやる気が出ないときもあります。そのときには身体を動かすことで、気分転換しましょう。たとえば、部屋の掃除、棚の整理整頓、散歩、軽い運動などです。行き詰った時などは、いつも頭で考えていることから一度離れてみることも必要です。身体も頭もつながっていますから、決して無駄な時間になりません。身体を通じて絡まったひもを解きほぐすような感じです。

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