タスクリストのつくり方

はじめに「タスク」とはどういう意味でしょうか?

コンピュータが身近になってきたころから「タスク」という言葉よく聞かれるようになってきました。僕が初めてこの言葉に出会ったのは、データベース構築のコンサルティング会社に勤め始めたときですから、35年ほど前になります。

エンジニア用語の一つで、的確な日本語単語には訳しにくい言葉の一つです。
他に「フェーズ」「アクティビティ」という言葉もあります。たとえばプロジェクトの初めに第一フェーズという大きな段階があり、最終段階のフェーズに向かっていきます。各フェーズ(段階)の中には、いくつかのアクティビティがあり、さらにその中にタスクがあるという構造です。またタスクには、二つの側面があります。

  1. 他者から課された仕事
  2. 自らが自分に課した仕事

プロジェクトとは目標に向かって関係者が動く期限付きの仕事の集まり

「プロジェクト」という新たな言葉が登場しました。この意味は複数のマイルストーン(段階的なゴール)を持つ一括りの仕事の総称で、担当者や、各種作業、成果物などが時系列に整えられるように計画され、目標(最終的なゴール)に向かって、関係者全員で前進します。

目標達成に向かって、やらなければならないことを洗いざらい書き出したり、ミーティングを行っていくと、いくつかの作業群の塊(かたまり)が認められるようになります。モレとかヌケ、ダブリなどをチェックして最終的なプロジェクト内容に仕上がります。ここで、「ここまでが第一フェーズで、準備段階だな」ということで、フェーズに名前が付けられます。

たとえば「新規顧客開拓のための無料セミナーの開催」というプロジェクトがあったとします。セミナーの内容自体の企画や集客の方法などが盛り込まれます。セミナーを開催してどのような具体的な目標を達成していくのか、開催するまでの準備から開催後まで周到な計画が練られるわけです。

僕が営業部だとすると、開催準備も整い、いよいよ「集客段階(フェーズ)」に入り、開催案内を持って、何月何日にどこに集客のために動くかが「タスク」になります。このタスクの中には、営業部としてやらなければならない(他者から課された)仕事もあり、自分としてセミナーの趣旨の理解、自分として選んだ顧客への訪問などの(自らが自分に課した)仕事があります。

タスクは仕事以外にもある

タスクは組織で働く仕事以外でも発生します。同僚と一緒に食事する、恋人に贈り物を購入してプレゼンとする、自己啓発セミナーに参加する、本を購入して読む、毎週日曜日の朝7時半から一時間散歩する、映画を見る、音楽鑑賞する、子ども一緒に遊ぶ、このようなプライベートなことも、人生を豊かにするひとつひとつタスクです。目標は自分のミッション(使命)を実現するためです。

ミッションについては、後日の記事でその意味と作り方を学びたいと思っています。

タスクを週間視点で配置する

さて、たくさんのタスクをどのように配置すれば充実した日々を送れるでしょうか。思いついたときに実行するだけでは、大切なことを忘れてしまったり、置き去りにしてしまいがちになります。

ここで活用するのが「習慣作業スケジュール表」です。
タスクリストの様式は何でもいいと思いますが、ここでは「タイムマネジメントの具体的な方法」で取り上げた「月間タスクリスト」のフォームを活用します。

いくつか特長があります。

  • 「プライベート」と「ビジネス」を分けている
  • それぞれの目標を書き入れる欄が下にある
  • タスクリストにも目標欄にも左側に進捗状況を書き入れる欄がある

最初は、どんどん書き込んでいきます。通常は特に分野や順番は考えなくていいし、アットランダムでいいでしょう。それでは気持ちが悪いな、と思う人はそれ用に紙を何枚か用意すればいいでしょう。
また、一つの大きなプロジェクトの計画におけるタスクの洗い出しは、別にプロジェクト用に準備すればいいと思います。この記事では、「目標設定用紙」という様式を使いますが、「目標設定用紙」については別途記事にします。

タスクの進捗と優先順位

タスクにはいつやってもいいようなものはありません。今月という観点でタスクリストを作るからです。タスクには期限がありますので、進捗の管理が必要になります。
進捗は以下のマークで示します。進捗と優先順位の考え方は「フランクリンプランナー」によるものです。
月間タスクリストでの進捗管理は毎週あるいは月末近くでいいと思います。まずは、週間スケジュール表での管理を優先します。週間単位が一番手ごろで、目も行き届きます。

タスク管理は日々の活動にもついてきます。日別に毎日チェックします。「タイムマネジメントの具体的な方法」で取り上げた「日別タイプ」のフォームを参照してみてください。

タスクの進捗記号

✔ 完了 → 先送り × 削除 D 委任 ● 進行中

タスクの優先順位記号

タスクの優先順位には以下の記号を使います。いくつも「A」がある場合は、A1、A2、A3 … という順番付けをします。「月間タスクリスト」では優先順位にこだわらなくてもいいでしょう。なぜなら、週間と日別できちんと管理していくからです。

A :最重要(その日にしなければならない)
B :重要(その日にすべきである)
C :延期可能(できればいい)

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